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Fallstudie – Jet Propulsion Laboratory, California Institute of Technology

Das Jet Propulsion Laboratory der NASA verwendet LifeSize® HD-Videokommunikation zur Optimierung von Besprechungen und zur Intensivierung der Zusammenarbeit

Organisation

Jet Propulsion Laboratory, California Institute of Technology

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Das Jet Propulsion Laboratory (JPL) ist ein aus Mitteln der amerikanischen Regierung finanziertes Forschungs- und Entwicklungszentrum, das für die NASA vom California Institute of Technology (Caltech) mit Personal ausgestattet und verwaltet wird. Zusätzlich zur Weltraumforschung bringt JPL Satelliten in die Erdumlaufbahn und entwickelt Technologien auf verschiedenen Gebieten, von der öffentlichen Sicherheit bis hin zum medizinischen Bereich.

Die Aufgaben des JPL erfordern die umfassende Zusammenarbeit mit anderen Stellen bei Behörden, Universitäten und in der globalen Geschäftswelt. Zur Verbesserung von Effizienz, Geschwindigkeit und Häufigkeit der Kontakte für eine bessere Entscheidungsfindung und intensivere Arbeitsbeziehungen verwendet JPL Video- und Audio-Technologien und Services von CSC. Bessere Partnerschaften, Kosteneinsparungen mit Blick für den Umweltschutz und eine gesteigerte Effizienz sind das Ergebnis, wie auch ein intensiveres Engagement der Teammitglieder für schnellere Projektresultate.

  • HERAUSFORDERUNG: JPL wollte Effizienz, Geschwindigkeit und Häufigkeit der Kontakte erhöhen, um eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen, und suchte daher nach einer Videotechnologie für persönliche Gespräche, die die Fernzusammenarbeit durch direkten Augenkontakt und die unmittelbare Interaktion der Teilnehmer unterstützt und so lebendige und produktive Diskussionen möglich macht.
  • LÖSUNG: CSC prüfte kommerziell erhältliche HD-Videokommunikationslösungen vor dem Hintergrund des Bedarfs der Einrichtung nach einer kosteneffektiven Lösung, die zusammen mit Benutzerfreundlichkeit eine hochwertige und wirklich lebensechte Kommunikationserfahrung ermöglicht. Man entschied sich für LifeSize® Room™, führte einen Pilottest durch, und mittlerweile wird diese Lösung an zahlreichen Standorten von JPL verwendet. JPL plant die weitere Implementierung dieser bewährten Lösung in ausgewählten Besprechungsräumen und darüber hinaus bei strategischen Lieferanten und Partnerorganisationen.
  • ERGEBNISSE: Die Mitarbeiter sind von den persönlichen Meetings begeistert, die so produktiv und dynamisch wie direkte Begegnungen sind und sowohl die Qualität der Projektarbeit erhöhen, als auch Risiken mindern helfen. Eine geringere Reisetätigkeit führt zu weniger Stress und unproduktiven Zeiten für die Nutzer, zu niedrigeren Kosten und einem erheblichen Rückgang durch Reisen verursachter umweltschädlicher Emissionen.

Herausforderung

Die 5.000 Mitarbeiter von JPL sind über 100 Gebäude auf einem campusähnlichen Gelände verteilt. Weitere Mitarbeiter, Vertragsnehmer und Geschäftspartner befinden sich an anderen Standorten rund um die Welt, wie etwa in NASA-Zentren oder akademischen Institutionen.

JPL suchte nach den Möglichkeiten und Funktionen, die die direkte Videokommunikation bietet. Dazu gehörten häufigere Besprechungen zwischen entfernt voneinander arbeitenden Mitarbeitern, der schnellere Austausch von Ideen, mehr Möglichkeiten zur Analyse und Lösung von Problemen sowie eine bessere kulturübergreifende Kommunikation. Darüber hinaus führten die zahlreichen Reisen zwischen Standorten zu unproduktiven Zeiten und Umweltbelastungen, die JPL vermeiden wollte.

Bei der Prüfung verfügbarer Videotechnologien empfahl CSC das LifeSize® Room™-System, da es besonders niedrige Kosten verursacht. LifeSize® Room™ schafft eine sehr persönliche Umgebung, die den Gedankenaustausch mit Teammitgliedern sehr erleichtert. Augenkontakt ist möglich, und die Details der Körpersprache tragen zu lebendigeren Gesprächen, einer effektiveren Zusammenarbeit und einem besseren persönlichen Verhältnis sowie zu einem verstärkten Engagement der Teilnehmer bei.

Als zukunftsorientierte Organisation entschied sich JPL dafür, die neueste HD-Videokonferenztechnologie zu nutzen, um:

  • Eine persönliche Umgebung für virtuelle Besprechungen zu schaffen, die die direkte Interaktion optimiert, die Produktivität steigern hilft und das individuelle Engagement der Projektteammitglieder stärkt.
  • Die Erfordernis für Reisen zu Besprechungen und die damit verbundenen Kosten, Ausfallzeiten und umweltschädlichen Emissionen zu senken.
  • Die Qualität der Zusammenarbeit durch mehr Kommunikationskomfort für die Teilnehmer und eine dynamischere Interaktion zu verbessern.
  • Häufigere und zeitnähere Besprechungen zu ermöglichen und so Projektzyklen zu verkürzen und Risiken zu senken.
  • Das Internet für sichere Telekonferenzen zu nutzen, anstatt proprietäre oder dedizierte Technologien verwenden zu müssen.
  • Die Gesamtbetriebskosten durch die Bereitstellung einer kosteneffektiven Lösung zu senken, die in der gesamten Organisation umfassend eingeführt werden kann.

Das Ziel von JPL bestand darin, eine qualitativ hochwertige und dabei kosteneffektive Möglichkeit für die persönliche Kommunikation zu schaffen, die umfassend in der gesamten Organisation bereitgestellt werden kann. Die LifeSize® Room™-Lösung bietet 90 % der Telepräsenzerfahrung zu einem Bruchteil der Kosten. So kann JPL die Technologie an noch mehr Standorten implementieren, darunter bei Vertragsnehmern und Partnerorganisationen in aller Welt.

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Lösung

Die Implementierung der Videolösung wurde über das CSC Pasadena Innovation Center in Verbindung mit der Institutional Services and Support (ISAS) Organisation von CSC und der Collaborative Market Solutions-Gruppe durchgeführt. CSC empfahl eine HD-Videokommunikationslösung von LifeSize®, die sowohl praktisch, kosteneffizient und erschwinglich ist, sodass ihr Einsatz an verschiedenen Standorten des JPL und seiner Partner möglich ist.

Die LifeSize-Systeme nutzen das Internet, ohne dass kostspielige dedizierte Leitungen erforderlich wären. Das Projektteam entschied sich für LifeSize® Room™ (einschließlich LifeSize® Phone™). Dadurch entsteht ein integriertes System, das die Verbindung mit den meisten HD-Displays in allen Besprechungsräumen ermöglicht und dort für eine kristallklare Video- und Audioqualität sorgt.

Die praktische Erfahrung von CSC war sehr wichtig bei der Identifizierung und der Installation der Videosysteme, einschließlich Empfehlungen zur Verbesserung der Beleuchtung der Audio-Abdeckung und anderer Umgebungsfaktoren, je nach den Eigenschaften der einzelnen Räume. Anschließend half CSC bei der Durchführung mehrerer Live-Demonstrationen, um die Akzeptanz des Systems durch die Mitarbeiter zu beschleunigen und so die Investition unmittelbar nutzen zu können. Darüber hinaus erstellte CSC attraktiv gestaltete und einfache Benutzeranleitungen, um einen unterbrechungsfreien Ablauf der Meetings zu gewährleisten, ohne dass Supportleistungen von außen erforderlich sind.

Ergebnisse

JPL verzeichnet bereits die folgenden wichtigen Vorteile:

  • Produktivere Zusammenarbeit – unterstrichen durch lebendigere Diskussionen und kreativere Problemlösungsprozesse. Diese Technologie hat geradezu einen Paradigmawechsel bei Videokonferenzen herbeigeführt. Die virtuelle HD-Präsenz von Teammitgliedern an entfernten Standorten belebt die Gruppenarbeit und ermöglicht sinnvollere Gespräche und gemeinsame Arbeit.
  • Intensivierte Teilnahme an Projekten und mehr Engagement – durch eine verbesserte persönliche Kommunikation und einen engeren Kontakt zwischen den Teilnehmern. Individuelle Nuancen und Körpersprache spielen bei der Kommunikation die Rolle, die sie auch bei realen Treffen spielen, und das persönliche Verhältnis der Teilnehmer zueinander wird gestärkt.
  • Verbesserte Projektleistung und geringere Risiken – durch kürzere Zyklen und eine schnellere Lösung von Problemen, bevor diese größere und weitreichendere Auswirkungen haben können.
  • Gesteigerte Mitarbeiterproduktivität – durch die Reduzierung unproduktiver Reisezeit und die Durchführung effizienterer und effektiverer virtueller Besprechungen. Stunden, die früher auf Reisen verbracht wurden, werden jetzt für die Zusammenarbeit und die Beschleunigung von Projekten genutzt.
  • Niedrigere Reisekosten – direkt und indirekt, sowie deutlich niedrigere umweltschädliche Emissionen durch Reisen zu Besprechungen.

Auf der Grundlage des Feedbacks seiner Mitarbeiter und der durch den Pilottest deutlich gewordenen Vorteile implementierte JPL diese Lösung in einer Reihe seiner Konferenzräume. Für die Zukunft sind die Ausweitung der Installationen und die Schaffung von Verbindungen zu ausgewählten Vertragsnehmern und Partnerorganisationen geplant, um die Zusammenarbeit zu verbessern und wichtige Beziehungen zu vertiefen.


Hier klicken zum Download der PDF-Version dieser Fallstudie.


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