Children's Hospice South West, Barnstaple, Großbritannien
Children's Hospice South West, eine in Großbritannien registrierte gemeinnützige Organisation, bietet palliative Behandlung, Sterbebegleitung und Trauerhilfe für Kinder mit begrenzter Lebenserwartung und ihre Familien in ganz Südwestengland. Mit mehr als 1.000 Kindern in der Region, die an lebensbedrohlichen Krankheiten leiden, ist die Arbeit des Hospizes sehr wichtig.
CHSW wurde 1991 von Jill und Eddie Farwell gegründet, nachdem beide viele Jahre lang mit ihren eigenen zwei lebensgefährlich erkrankten Kindern zum Helen House in Oxford reisen mussten, einem der wenigen Hospize im Umkreis von Hunderten von Kilometern. Die Organisation verfügt derzeit über zwei Niederlassungen in der Region – Little Bridge House in North Devon und Charlton Farm in North Somerset.
Das Children's Hospice South West legte ein Programm im Umfang von £ 5 Mio. unter dem Namen „Precious Lives Appeal“ auf, um den Bau eines dringend benötigten dritten Hospizes zu finanzieren. Diese Einrichtung, Little Harbour, wird in Porthpean, St Austell in Cornwall gebaut und soll 2011 für die Kinder der Region und ihre Familien eröffnet werden.
Mit einem wachsenden Mitarbeiterstab von ca. 160 Personen, einschließlich Pflegepersonal, Führungskräften, Verwaltungspersonal und Spendenakquisiteuren ist eine konstante Kommunikation in Echtzeit von herausragender Bedeutung. Im Zuge der fortschreitenden Planungen für die neue Einrichtung in Cornwall verbrachten Mitarbeiter, besonders die Leitung der Organisation, immer mehr wertvolle Zeit auf Reisen zwischen den einzelnen Standorten.
Die Analyse der Reisetätigkeit eines der Manager über einen Zeitraum von drei Monaten ergab einen Umfang von 67 Einzelfahrten – 45 nach Charlton Farm und 22 zur neuen Einrichtung in Cornwall. Da jeder Standort eine Hin- und Rückfahrt von drei Stunden von Little Bridge aus erforderte, wurden ca. 17 Stunden pro Woche unterwegs verbracht. Die Reisekosten wurden auf mehr als £ 50.000 pro Jahr geschätzt, und mehr als 60 % der meisten Arbeitstage wurden für Reisen durch Führungskräfte buchstäblich verschwendet.
CHSW benötigte eine bessere und kosteneffektivere Kommunikationsmöglichkeit. Die IT-Gruppe der Organisation untersuchte verschiedene Audiokonferenzservices. Für eine auf direkten menschlichen Kontakt ausgerichtete Organisation reicht reine Audiokommunikation jedoch verständlicherweise nicht aus. Children's Hospice South West benötigte ein Kommunikationstool, das lebensechte, persönliche Kommunikation ermöglicht, die einer persönlichen Begegnung so nahe wie möglich kommt.
Die wichtigsten Anforderungen für CHSW:
Nach eingehenden Tests und Demonstrationen der Produkte aller führenden Videokonferenzanbieter gelangte CHSW zu dem Schluss, dass die HD-Lösung von LifeSize seine Anspräche am besten erfüllte, und begann bald darauf mit der organisationsweiten Einführung. LifeSize® Team MP™- und LifeSize® Express™-Systeme wurden in Little Bridge und Charlton Farm sowie in den Fundraisingbüros in Cornwall installiert. Die Systeme waren praktisch sofort einsatzbereit.
Die Mitarbeiter von CHSW sind mit den Systemen sehr zufrieden. Der Leiter des Hospizes sandte allen Mitarbeitern eine E-Mail, in der er ihnen die Vorteile der Videokommunikation erläuterte. Anschließend wurden informelle Schulungssitzungen durchgeführt, um die Mitarbeiter mit den Systemen vertraut zu machen.
„Die entscheidenden Faktoren für die Auswahl von LifeSize waren Kosten, Qualität, Benutzerfreundlichkeit und Bandbreitennutzung“, sagt Steve Benson, IT Coordinator bei CHSW. „Auch die integrierten Bridge- und Dokumentfreigabefunktionen sowie die Kompaktheit des Systems waren wichtig. Darüber hinaus erlaubt uns das LifeSize Express-System, das ganz einfach auf einem Rollwagen montiert werden kann, die Nutzung des Systems in verschiedenen Räumen an jedem Standort.“
Seit der Implementierung des LifeSize-HD-Videokommunikationssystems verzeichnet das Children's Hospice South West dauerhafte Vorteile – nicht nur bei der Senkung der Reisekosten, sondern auch dadurch, dass Mitarbeiter jetzt mehr Zeit für das haben, was sie am besten können – sich um die Kinder zu kümmern. Wöchentliche, monatliche und spontan einberufene Meetings für Teams aus den Bereichen Spendenakquise, Gemeindegruppen und Versorgungsrichtlinien können jetzt jederzeit abgehalten werden. Die Care Clinical Governance, eine Gruppe aus Ärzten, Krankenschwestern und Verwaltungsmitarbeitern, hält jetzt monatlich eine bis zu drei Stunden dauernde Konferenz ab..
„Meetings mit LifeSize waren von Anfang an eine ganz natürliche Sache“, sagt Benson. „Unsere Mitarbeiter haben die Technologie schneller angenommen als wir dachten.“ Für technische Probleme verfügt jeder Standort über einen „Experten“, der auftretende Netzwerk- oder Navigationsprobleme lösen kann.
Die IT-Gruppe hat auch einen Online-Buchungsprozess eingerichtet, der mithilfe eines Programms in Microsoft® Outlook™ die Buchung der LifeSize-Systeme und der Besprechungsräume leicht und problemlos gestaltet. Die Organisation hat eine Möglichkeit entwickelt, die durch die Verwendung von Video eingesparten Reisen zu berechnen. Der Benutzer muss den Standort angeben, mit dem er in Verbindung treten will (und zu dem er daher nicht reisen muss), und das Programm zeichnet die so gesparten Reisekilometer auf.
„Wir erwarten, unsere Investitionskosten für die LifeSize-Implementierung in weniger als 18 Monaten zu amortisieren“, so Benson weiter. „Videokonferenzen können und sollen kein vollständiger Ersatz für persönliche Begegnungen sein. Aber Bild- und Sprachqualität sind so gut, dass diese Technologie als brauchbare und kosteneffektive Alternative für Organisationen mit verteilten Standorten in Betracht gezogen werden sollte.“
Weitere Informationen über Children's Hospice South West sowie eine Möglichkeit, für diese Organisation zu spenden, finden Sie unter www.chsw.org.uk.
Hier klicken zum Download der PDF-Version dieser Fallstudie.